SKKN Các tình huống và giải pháp khắc phục khi lập báo cáo quyết toán năm trên phần mềm kế toán Misa

PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 

1. Lý do chọn đề tài 

Như chúng ta đã biết, Kế toán luôn là một ngành nghề được nhiều người quan tâm bởi tầm quan trọng của lĩnh vực này đối với các đơn vị đang hoạt động trên cả nước không chỉ đối với loại hình công ty hay doanh nghiệp mà còn đối với hành chính sự nhiệp. Kế toán Kế toán hành chính sự nghiệp là công cụ điều hành, quản lý, tổ chức nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán các hoạt động tài chính của đơn vị hành chính. Đồng thời, kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén trong việc quản lý ngân sách nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn tiết kiệm và hiệu quả cao. 

Mà để ra được tổng thể tình hình hoạt động của đơn vị thì một trong những công việc kế toán phải làm cuối năm đó là hoàn thiện báo cáo quyết toán của đơn vị. Phải nói báo cáo quyết toán các đơn vị hành chính sự nghiệp là yêu cầu quan trọng dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật. Thông tin báo cáo tài chính của đơn vị hành chính, sự nghiệp là thông tin cơ sở để hợp nhất báo cáo tài chính của đơn vị cấp trên. 

Hiện nay, hầu hết kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp đều đã sử dụng thực hiện công tác kế toán trên phần mềm kế toán Misa. Nhưng trong quá trình làm việc vẫn đang hạch toán các bút toán đơn giản như thu – chi tiền mặt hoặc chuyển khoản trên phần mềm kế toán và đang lúng túng ở khâu làm báo cáo quyết toán cuối năm. Mặc dù, hàng năm cứ đến kỳ nộp báo cáo quyết toán cuối năm Công ty phần mềm Misa cũng dành vài ngày tập huấn lập báo cáo quyết toán nhưng tình trạng nhiều kế toán vẫn không lên được báo cáo để nộp đúng thời gian quy định. Nguyên nhân do ở khâu hạch toán không đúng dẫn đến lên bảng phát sinh tài khoản không cân, mục này âm, mục này dương, số dự toán nhận không bằng số chi trong năm… Nhưng kế toán lại không hiểu được bản chất của vấn đề, không biết nguyên nhân gì, không biết quay lại kiểm tra đối chiếu để sửa trong phần mềm kế toán nên cuối năm không lên được báo cáo quyết toán, có những kế toán lại bắt đầu quay sang làm báo cáo thủ công ở ngoài để đẩy lên Kho bạc nhà nước, mang lên duyệt quyết toán ở Phòng Tài chính Huyện dẫn đến số liệu không chính xác, nhiều đơn vị cuối năm trong phần mềm Misa không lên báo cáo quyết toán được. Qua kinh nghiệm thực tiễn làm ở doanh nghiệp nhiều năm và những năm làm ở đơn vị trường học đã tiếp cận với phần mềm kế toán nên tôi đã đúc rút ra một số kinh nghiệm để xây dựng và phát triển đề tài: “Các tình huống và giải pháp khắc phục khi lập báo cáo quyết toán năm trên phần mềm kế toán Misa”  

2. Mục đích nghiên cứu  

• Dự trên những số liệu đã làm để phản ánh thực trạng của của đề tài mà các kế toán thường gặp phải qua đó đưa ra các giải pháp nhằm giúp bản thân cũng như các kế toán đang làm công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp hiểu được bản chất của vấn đề. Từ đó khắc phục những sai sót nhằm hoàn thiện báo cáo quyết toán cuối năm. 
• Từ thực trạng của đề tài để thấy được kế toán đã phản ánh được chính xác, đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị. 
• Giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra các quyết dịnh về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. 

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 

Để đi sâu tìm hiểu về các nghiệp vụ kế toán từ đó hoàn thiện được báo cáo quyết toán năm là ở phạm vi rất rộng và nhiều phần hành khác nhau. Nhưng trong giới hạn của đề tài này tôi chỉ tập trung nghiên cứu về các đối tượng, phạm vi sau đây: 

• Chứng từ kế toán 
• Bảng cân đối phát sinh tài khoản trên phần mềm kế toán 
• Đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái tài khoản trên phần mềm kế toán 
• Đối chiếu tiền gửi và ngân sách với kho bạc trên phần mềm kế toán 

4. Nhiệm vụ của đề tài 

Tìm ra những sai sót thường gặp của kế toán khi lập báo cáo quyết toán cuối năm trên phần mềm kế toán để từ đó đưa ra những phương pháp kịp thời xử lý. 

5. Phương pháp nghiên cứu 

• Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Nghiên cứu các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán từ đó việc tổ chức chứng từ kế toán kiểm soát được tính tuân thủ các cơ chế, chế độ chính sách của Nhà nước. 
• Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Từ nguồn ngân sách Nhà nước được giao và các nguồn thu khác của nhà trường. Kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ kế toán, việc sử dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép từng chứng từ vào sổ kế toán trên phần mềm kế toán misa. 

PHẦN 2: NỘI DUNG 

1. Cơ sở lý luận và pháp lý 

1.1. Cơ sở lý luận:  

Qua thời gian trải qua khi làm kế toán tại các doanh nghiệp và hiện đang công tác kế toán tại đơn vị trường THPT Quỳnh Lưu 3, từ những kinh nghiệm của bản thân tích lũy được trong quá trình làm việc và học hỏi nhiều từ đồng nghiệp của các đơn vị khác, qua các lần tập huấn nghiệp vụ kế toán do Sở Giáo dục và Đào tạo Nghệ An, Phòng Tài Chính – Kế hoạch huyện tổ chức giúp tôi áp dụng từ lý thuyết đến thực tiễn. Mặt khác, tôi luôn tự tìm tòi, mày mò, nghiên cứu để nâng cao trình độ là cơ sở giúp tôi nghiên cứu đề tài này. 

1.2. Cơ sở pháp lý:  

• Văn bản số 12328/BTC-NSNN ngày 7/10/2019 của Bộ Tài chính về việc báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước năm 2019; 
• Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp; 
• Thông tư 137/2017/TT-BTC ngày 25/12/2017 của Bộ Tài chính Quy định về xét duyệt, thẩm định, thông báo và tổng hợp quyết toán năm đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến Ngân sách nhà nước; 
• Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ngân sách nhà nước; 
• Thông tư 342/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016 về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 163/2016/NĐ-CP; 
• Thông tư 93/2019/TT-BTC ngày 31/12/2019 sửa đổi Thông tư 324/2016/TT-BTC hệ thống mục lục ngân sách; 
• Luật ngân sách nhà nước 2015 số 83/2015/QH13 mới nhất đang áp dụng năm 2022 quy định về lập, chấp hành, kiểm toán, quyết toán, giám sát ngân sách nhà nước. 

2. Thực trạng của đề tài 

2.1. Thuận lợi 

• Được sự quan tâm của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Nghệ An, Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện Quỳnh Lưu thường xuyên bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của công tác giáo dục và đào tạo. 
• Phần mềm kế toán cập nhật liên tục phiên bản mới để đáp ứng yêu cầu báo cáo của cấp trên cũng như kho bạc. 
• Được lãnh đạo nhà trường tạo điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất như bảo dưỡng, chữa chữa máy móc thường xuyên. 
• Hàng năm được Công ty TNHH Tin học Thương mại Dũng Diệu (Misa) tổ chức tham gia các lớp tập huấn kế toán từ lý thuyết đến phần thực hành về các phần hành kế toán và đặc biệt là báo cáo quyết toán năm trên phần mềm kế toán Misa. 

2.2. Khó khăn  

• Các văn bản, thông tư, nghị định về kế toán thay đổi liên tục do vậy quá trình hạch toán còn gặp nhiều khó khăn vướng mắc, tuy nhiên không được giải đáp kịp thời 

• Chưa có sự đồng nhất trong yêu cầu của cấp trên với cách hạch toán theo hướng dẫn của TT107/2017/TT-BTC. Cụ thể một số nghiệp vụ đã hạch toán đúng theo TT 107/2017/TT-BTC nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của cấp trên, ví dụ như chứng từ chi từ nguồn trích lập Quỹ PL, mua TSCĐ… thu nhập tăng thêm. 

• Chưa có chính sách hỗ trợ kịp thời để các cán bộ kế toán trong các đơn vị trường học được hưởng chế độ chính sách của Nhà nước nhằm ổn định đời sống, yên tâm công tác. 

3. Các tình huống và giải pháp khắc phục 

3.1. Các kiểm tra chứng từ, sổ sách hạch toán trong phần mềm kế toán 

Mục đích để kiểm tra lại các nghiệp vụ bất thường, các chứng từ chưa ghi sổ và các chứng từ chưa thanh toán tạm ứng để đảm bảo tính chất xác số liệu báo cáo, tránh bỏ sót chứng từ chưa ghi sổ, chứng từ chi tạm ứng, chứng từ ghi thu ghi chi chưa lập lên bảng kê hoặc đã được lập lên bảng kê, được kho bạc duyệt nhưng trên phần mềm chưa thực hiện thanh toán. Phần này hầu như các kế toán không tìm ra các nguyên nhân mà đặc biệt là lập bảng kê tạm ứng và thanh toán tạm ứng dẫn đến các chứng từ khi lên sổ sách không đúng. Khi gặp trường hợp như vậy kế toán phải kiểm tra lại có thể là do các nguyên nhân sau: