SKKN Ứng dụng Zalo trong quản lý chỉ đạo tại Trung tâm GDTX, Tin học và Ngoại ngữ

I. Tên sáng kiến, lĩnh vực áp dụng

Là nhóm tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Ứng dụng Zalo trong quản lý, chỉ đạo tại Trung tâm GDTX, Tin học và Ngoại ngữ tỉnh Ninh Bình”.

II. Lĩnh vực áp dụng: Công nghệ thông tin, Quản lý giáo dục

III. Thời gian áp dụng sáng kiến: Năm học 2022 – 2023

IV. Mô tả bản chất sáng kiến

1. Giải pháp cũ thường làm

Trên thế giới, công nghệ thông tin và Truyền thông (CNTT&TT) đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, nó đã góp phần quan trọng làm thay đổi bộ mặt xã hội hiện đại, ảnh hưởng sâu rộng đến hầu hết các lĩnh vực đời sống, kinh tế, chính trị, xã hội, y tế, Giáo dục, an ninh quốc phòng, quản lý cũng như các dịch vụ xã hội. Ngày nay, nhờ các phương tiện truyền thông, mạng viễn thông, Internet đã tạo thuận lợi cho giao lưu và hội nhập. Do vậy, trong xu thế toàn cầu hoá và hội nhập bất kỳ quốc gia, dân tộc hay công ty, tập thể, đơn vị nào muốn tồn tại và phát triển đều phải nắm lấy tri thức và CNTT&TT.

Ngày nay Cách mạng Công nghiệp 4.0 (hay Cách mạng Công nghiệp lần thứ Tư) là điều không còn quá xa lạ với mọi người. Sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, áp dụng những tiến bộ đó vào trong sản xuất khiến cho năng suất lao động ngày càng tăng cao, đó là tự động hóa trao đổi dữ liệu trong công nghệ sản xuất, các hệ thống không gian mạng thực – ảo, điện toán đám mây, điện toán nhận thức, internet vạn vật, trí tuệ nhân tạo,… Đây được coi là xu thế công nghệ tất yếu mà Việt Nam phải hướng đến để theo kịp các nước phát triển trên thế giới. Chính vì thế CNTT&TT là những hành trang không thể thiếu của con người trong xã hội hiện đại.

Tăng cường ứng dụng Công nghệ đặc biệt là CNTT trong quản lý, cải cách thủ tục hành chính dạy và học trong ngành GD&ĐT nói chung và các cơ sở giáo dục nói riêng là yêu cầu cấp thiết giúp cho việc quản lý nắm bắt đầy đủ, toàn diện, minh bạch, chi tiết, khoa học, chính xác trong bất kỳ thời điểm nào, tiết kiệm được thời gian, nhân lực, vật lực, đồng thời giảm thiểu những phiền hà, góp phần nâng cao chất lượng, hiện đại hóa giáo dục và đào tạo.

Tuy nhiên, trong công tác quản lý, chỉ đạo, các thủ tục hành chính, dạy và học tại Trung tâm có nhiều đổi mới song trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Trung tâm GDTX, Tin học và Ngoại ngữ tỉnh Ninh Bình cũng còn nhiều hạn chế, cụ thể:

 Do Trung tâm mới sáp nhập (từ tháng 7/2019 từ 03 đơn vị) nên chức năng, nhiệm vụ tăng.

 Trung tâm có 03 cơ sở làm việc, ngoài ra Trung tâm còn liên kết với 03 đơn vị để đào tạo GDTX cấp THPT (trường Trung cấp Quốc tế; Trung cấp Công đoàn và Trung tâm TDTT tỉnh); cán bộ, giáo viên phải dạy 03 ca (Sáng, Chiều, Tối); cả thứ 7, CN nên công tác chỉ đạo, điều hành, sinh hoạt chuyên môn gặp rấ nhiều bất cập.

 Các thông báo, chỉ đạo, nhắc nhở công việc, thông báo lịch, công việc, gửi nhận văn bản, giấy tờ, … còn phải in ân, photocopy gửi đến các tổ chức, các nhân, phụ huynh, học sinh, … dẫn đến tốn kém, lưu trữ cồng kềnh, khó tìm, chậm tiến độ.

 Việc tổ chức nhiều cuộc họp còn phải thường xuyên triệu tập mọi người theo các tính chất khác nhau gây tốn kém thời gian, kính phí, đặc biệt là trong thời gian dịch bệnh, Covid.

 Việc khảo sát bình chọn, thống nhất, biểu quyết các vẵn đề chung còn thụ động, in ấn nhận xét, đánh giá trên giấy.

Do đó, việc triển khai ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Trung tâm là rất cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế tồn tại nêu trên, giúp cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Trung tâm một cách đồng bộ, chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm.

2. Giải pháp mới cải tiến

2.1 Ứng dụng Zalo trong quản lý, chỉ đạo, điều hành tại Trung tâm

2.1.1 Zalo là gì.

Zalo là một dịch vụ OTT (Over The Top – giải pháp cung cấp nội dung cho người sử dụng dựa trên nền tảng Internet và không một nhà cung cấp hoặc bất kỳ cơ quan nào có thể can thiệp vào). Zalo được phát triển và phát hành bởi công ty cổ phần VNG (công ty công nghệ Việt Nam) và đây là một ứng dụng của người Việt Nam nên từ giao diện cho đến chức năng đều rất thân thiện, dễ sử dụng. Ngoài Việt Nam, ứng dụng này còn được sử dụng tại các quốc gia như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Úc, Đức, Myanmar và Singapore

Phiên bản thử nghiệm đầu tiên của Zalo được ra mắt vào tháng 8 năm 2012, mất 8 tháng kể từ khi bắt đầu phát triển vào cuối năm 2011. Đến tháng 9 cùng năm, Zalo mới phát hành phiên bản trên 3 nền tảng iOS, Android và Nokia S40. Tuy nhiên, Zalo không nhận được sự quan tâm do có nhiều cản trở khi tiếp cận người dùng, như dùng Zing ID để đăng nhập hay sử dụng nền tảng web cho ứng dụng trên điện thoại di động.

Tháng 12 năm 2012, phiên bản chính thức của Zalo mới được tung ra thị trường. Ngày 8 tháng 1 năm 2013, Zalo lần đầu tiên chiếm vị trí dẫn đầu trên bảng xếp hạng App Store ở Việt Nam, vượt qua đối thủ mạnh nhất lúc đó là WeChat của Trung Quốc.

Ưu điểm của Zalo khi đó là nhắn tin ổn định trên mọi hạ tầng như 2G, 2,5G, 3G và wifi. Do đặt máy chủ tại Việt Nam nên tốc độ nhắn tin của Zalo cũng vượt trội, cũng như tiết kiệm pin hơn so với các phần mềm ngoại.

Zalo là một trong những ứng dụng mạng xã hội được sử dụng nhiều nhất cho đến thời điểm hiện nay, tuy không lớn mạnh và nổi tiếng toàn cầu như Facebook, như Zalo cũng được xếp vào hàng ngũ một trong những mạng xã hội đang phát triển và được sử dụng nhiều ở Việt Nam không chỉ riêng giới trẻ mà còn cả các nhóm đối tượng ở độ tuổi lớn hơn.

Trước đây tính năng được biết đến nhiều nhất của Zalo là cho phép người dùng trò chuyện trực tuyến cùng nhau, càng về sau Zalo đã nâng cấp và mở rộng nhiều tính năng khác như tạo trang bán hàng riêng đồng thời mở ra dịch vụ cho phép doanh nghiệp quảng cáo thương hiệu, sản phẩm… đến với người dùng tiềm năng.

Một số liệu thống kê về đối tượng khách hàng sử dụng mạng xã hội này tính đến tháng 5/2018 là như sau: Những người sử dụng Zalo đều trong độ tuổi từ 18-30. Đây đều là những người có tỷ lệ mua hàng online cao nhất. Trong số đó có đến 62% nam giới sử dụng Zalo. Nhưng hoạt động cung cấp sản phẩm, quảng cáo Zalo hướng đến đối tượng này vẫn chưa được phát triển mạnh. Mặc dù chỉ chiếm 38% nhưng tỷ lệ mua hàng online của nữ giới lại cao hơn rất nhiều. Có đến gần 70% nữ giới những người sử dụng zalo đã mua hàng online. Một con số ấn tượng khác nữa là có khoảng 48% người tiêu dùng Việt sử dụng smartphone cho việc mua hàng trực tuyến. Và hơn 80 triệu người sử dụng Zalo tại Việt Nam được sử dụng trên các thiết bị di động.

2.2.2 Những tính năng chính của Zalo

 Nhắn tin miễn phí, có thể đính kèm biểu tượng cảm xúc, hình ảnh và video.

 Ghi âm và gửi tin nhắn thoại.

 Gọi điện miễn phí (bao gồm gọi thoại và video call).

 Chia sẻ và bình luận trạng thái (nhưng chỉ xem được bình luận của bạn bè chung).

 Chia sẻ tập tin và lưu trữ tại mục Truyền file hoặc Cloud của tôi.

 Kết bạn (tìm trực tiếp thông qua số điện thoại, liên kết với danh bạ có sẵn trong điện thoại, quét mã QR trực tiếp hoặc mục Tìm quanh đây).

 Thanh toán bằng thẻ tín dụng qua ZaloPay.

 Có thể truy cập Zalo trên trình duyệt web hoặc sử dụng bằng phần mềm cài trên máy tính.

2.2.3 Ứng dụng Zalo trong quản lý, chỉ đạo, điều hành tại Trung tâm

a) Tạo nhóm để quản lý, chỉ đạo, điều hành

Để thuận lợi cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, Trung tâm thành lập thành nhiều nhóm tương tác với nhau như: Nhóm của Ban Giám đốc; Nhóm Lãnh đạo mở rộng, nhóm lãnh đạo chủ chốt; nhóm các phòng nghiệp vụ; nhóm toàn thể cơ quan, … Qua việc trao đổi trực tiếp trên Zalo tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan đều sử dụng Zalo, đây được xem là kênh thông tin chỉ đạo điều hành nội bộ có tính năng thông báo cho cán bộ, viên chức, người lao động (trừ những thông tin được coi là bí mật) còn lại tất cả những thông tin, công việc đều có thể trao đổi qua ứng dụng Zalo giúp hạn chế việc họp hành, gửi các thông báo, gửi công văn, giấy mời, …. nhanh chóng, kiểm soát được nhận, gửi, trả lời, giảm thiểu việc in ấn tài liệu.

b) Quản lý, lưu trữ tài liệu, hình ảnh, tập tin trong nhóm.

Để thuận lợi cho việc dễ dàng truy cập, xem lại, tải về bất cứ khi nào hoặc có có thể tìm kiếm các File nhanh chóng theo các bộ lọc thì Cán bộ, giáo viên Trung tâm đã sử dụng Zalo để ứng dụng tính năng năng này (gửi file dung lượng lớn, tối đa lên đến 1 GB, người dùng đang làm việc trên Zalo qua máy tính không cần ra khỏi ứng dụng mà có thể truyền dữ liệu đi ngay trong khung chat). Tính năng này nhanh giúp tiết kiệm được thời gian, công sức để giải quyết nhiều việc hơn.