SKKN Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT

PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ. 

     Công tác Văn thư-Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiêm cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. 

      Nội dung của công tác văn thư bao gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, cấp phát văn bằng chứng chỉ, hồ sơ công chức, hồ sơ của cán bộ giáo viên….. 

    Được sự đồng ý của Sở GD&ĐT Nghệ An, tôi về trường THPT Nghi Lộc 5 nhận nhiệm vụ công tác đầu năm học 2009-2010. Với số lượng hồ sơ bàn giao tùy không lớn lắm nhưng chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể công văn đi- công văn đến, học bạ, sổ đăng bộ cán bộ- giáo viên, sổ đăng bộ học sinh, sổ điểm các năm, lịch báo giảng, sổ đầu bài….Khi quy mô nhà trường  càng nhiều và hiện đại, quan hệ xã hội càng nhiều và hiện đại, quan hệ xã hội ngày càng rộng và chặt chẽ, công tác hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng cũng không ngừng tăng lên về khối lượng, về phạm vi và càng đòi hỏi phải có chất lượng, tiêu tốn ít thời gian của cán bộ quản lý cho nên việc tạo điều kiện để Hiệu trưởng có những hiểu biết về công tác này là cần thiết. 

1. Lý do chọn đề tài:  

Những năm gần đây, nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước. Từ khi có Nghị định 30/2020/NĐ-CP của chính phủ ra đời, công tác văn thư đã dần dần đi vào nề nềp, nội dung nghiệp vụ đã được Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước- Bộ nội vụ từng bước triển khai hướng dẫn ngày càng hoàn thiện hơn. Việc sưu tầm, tuyển chọn và hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Đảng và Nhà nước về công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều  nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ viên chức đang làm công tác văn phòng, công tác chuyên môn ngành Văn thư- Lưu trữ nói riêng. 

Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của nhà nước. Tôi nhận thấy công tác hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng nên tôi quyết định chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5”. Làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách, quản lý công văn đi-công văn đến được tốt hơn. 

2. Mục tiêu  chọn đề tài: 

Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: 

Một là:Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của hồ sơ hình thành trong hoạt động  đang được bảo quản tại phòng văn thư tại trường THPT Nghi Lộc 5. 

Hai là:Qua khảo sát: Thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản hồ sơ tại phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc 5. 

Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định về quản lý tốt hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà chúng tôi chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản  tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5”. 

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 

*  Đối tượng nghiên cứu: 

• Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ ở trường THPT Nghi Lộc 5. 
• Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại hồ sơ lưu trữ. 

* Phạm vi nghiêm cứu: 

• Phạm vi đề tài được nghiêm cứu tại phòng văn thư của trường THPT Nghi Lộc 5. 
• Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số phòng ban để so sánh, đối chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối hồ sơ tại phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc 5. Đồng thời tham khảo một số phương pháp bảo quản của một số trường thuộc Sở GD&ĐT Nghệ An. 

4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 

Để thực hiện mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là: 

• Tìm hiểu số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ hình thành trong hoạt động của trường được bảo quản tại phòng Văn thư . 
• Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5. 
• Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5. 

 5. Lịch sử nghiên cứu: 

• Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành. – Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên khảo, giáo trình như “Công tác lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước do Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm- Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản cho trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm 2006. 

Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sỹ và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữu học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và nghiên cứu với một số đề tài liên quan như: 

• “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để  bảo quản hồ sơ, tài liệu giấy tại các trung tâm Lưu trữ Quốc gia”  luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Đát năm 2003. 

Các đề tài nghiên cứu của tác giả trên chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá về  quản lý hồ sơ, tài liệu giấy. Đối với công tác thu thập và bảo quản tài liệu điện tử mới được đề cập một phần trong đề tài nghiên cứu. 

PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU. 

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ, văn bản ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. 

I. Cơ sở lý luận và thực tiễn. 

1. Cơ sở lý luận. 

Khái niệm: Công tác Văn thư- Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản., phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.. 

Tình hình  thực tế về công tác Văn thư- Lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5 vào các năm trước như sau: 

Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, nhân viên văn thư phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày nhân viên văn thư phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp. 

Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. 

Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. 

Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu trữ cẩn thận tại trường. 

Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác. 

Căn cứ vào cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm vể văn thư và lưu trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây: 

• Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị; 
• Căn cứ pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; 
• Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia; 
• Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư; 
• Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội ban hành; 
• Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30 tháng 12 năm 2016 cuả Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Ngành giáo dục; 
• Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường Phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT; – Thông tư số 18/2018/TT-BGD&ĐT ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường đạt chuẩn quốc gia đối với trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học; 
• Căn cứ Nghi định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu; 
• Căn cứ Thông tư số 09/2016/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức; 
• Căn cứ Thông tư 01/2020/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ nội vụ ban hành; 

2. Cơ sở thực tiễn: 

     Công tác Văn thư- Lưu trữ là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính xác của Đảng. Đối với nhà trường, công tác văn thư còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí…..     Công tác Văn thư-Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. 

    Công tác Văn thư- Lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa  Ban Giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ. 

   Công tác Văn thư- Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.