SKKN Phương pháp chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại trường THPT

PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ 

1. Lí do nghiên cứu đề tài 

Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Phương pháp chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2” đƣợc thực hiện từ những lý do chính sau đây: 

Thứ nhất, tài liệu lƣu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Trong nhiều năm qua, tài liệu lƣu trữ đã góp phần tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. Tài liệu lƣu trữ góp phần tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nƣớc qua các thời kỳ lịch sử. Ngay sau khi Nhà nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu lƣu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.  Ngày 4 tháng 4 năm 2011 Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PLUBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị,kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”. 

Thứ hai, công tác lƣu trữ là hoạt động rất quan trọng nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Tuy nhiên, để phát huy đƣợc giá trị, tài liệu lƣu trữ cần đƣợc tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ của công tác lƣu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý nghĩa hết sức quan trọng. Bởi vì: 

• Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua. 
• Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều khâu  nghiệp vụ khác nhƣ thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu. Vì vậy, thực hiện tốt công tác chỉnh lý rất cần thiết, có ý nghĩa quyết định chất lƣợng của mỗi phông lƣu trữ nói riêng và của toàn bộ tài liệu trong mỗi phòng, kho lƣu trữ nói chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lƣu trữ khác cùng phát triển. 

Thứ 3, Công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay ở các  khối cơ quan nói chung và phông lƣu trữ của Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 nói riêng đang còn nhiều hạn chế cần đƣợc khắc phục. Qua khảo sát thực tế công tác lƣu trữ tài liệu tại Trƣờng THPT Nghi Lộc 2, tài liệu khi nộp vào lƣu trữ chƣa đƣợc lập hồ sơ, một số hồ sơ đƣợc lập nhƣng chƣa hoàn chỉnh, tài liệu còn nằm rải rác ở nhiều phòng ban khác nhau, gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu. Việc tổ chức chỉnh lý lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện. Với tình trạng nhƣ vậy, chỉnh lý tài liệu phông Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 là rất cần thiết. 

Chính vì những lý do trên, chúng tôi chọn đề tài “Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2” làm sáng kiến nhằm giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống. Đồng thời nhằm giúp nhà trƣờng bảo quản tốt hồ sơ, sổ sách và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. 

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 

Có thể cho rằng, chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã đƣợc nhiều nhà khoa học trong và ngoài nƣớc nghiên cứu. Trong phạm vi cả nƣớc, đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu là sách chuyên khảo, giáo trình nhƣ: “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dƣơng Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990; “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của Nguyễn Văn Thâm, Vƣơng Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; 

“Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng” của Vƣơng Đình 

Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” của Nguyễn 

Minh Phƣơng, Triệu Văn Cƣờng, 2017; “Lý luận và phương pháp  công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu, 2017; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam” của Dƣơng Văn Khảm, 2015, v.v… 

Trong các công trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày về công tác lƣu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nói riêng, là cơ sở lý luận rất quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài. 

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 

  3.1. Mục tiêu nghiên cứu 

Trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình chính lý tài liệu phông Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. Đề tài đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ này. 

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu 

Để thực hiện mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài đƣợc xác định là: 

• Tìm hiểu số lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của trƣờng đƣợc bảo quản tại các bộ phận khác nhau.  
• Khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu của Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ƣu điểm, khuyết điểm và những bài học kinh nghiệm. 
• Từ đó, đề tài xuất phát các giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác chỉnh lý tại phông lƣu trữ tại trƣờng THPT Nghi Lộc 2 và có thể vận dụng đối với một số cơ quan, trƣờng học khác. 

4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 

• 1.Đối tƣợng nghiên cứu 

Trong giới hạn của đề tài, chúng tôi chỉ đi sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. 

4.2. Phạm vi nghiêm cứu 

• Về không gian, đề tài khảo sát tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. 

• Về thời gian, đề tài nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2  từ năm 2021 về trƣớc. 

• Về nội dung, đề tài nghiên cứu về chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. 

5. Phƣơng pháp nghiên cứu 

Đề tài sáng kiến vận dụng phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lƣu trữ. Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phƣơng pháp luận của khoa học lƣu trữ nhƣ nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp khi tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá trị của tài liệu của phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. 

 Để giải quyết  các vẫn đề liên quan nêu lên trong đề tài sáng kiến, chúng tôi đã vận dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể chủ yếu sau đây: 

• Phƣơng pháp phân tích – tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của pháp luật, các thông tin từ những tƣ liệu tham khảo, đề tài sử dụng phƣơng pháp phân tích đƣợc vận dụng để đánh giá từng công việc, từng vấn đề của công tác chỉnh lý. Dựa trên kết quả phân tích từ đó đánh giá toàn diện về lý luận và thực tiễn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý. 
• Phƣơng pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu quá trình phát triển của đơn vị hình thành phông (Trƣờng THPT Nghi Lộc 2) cũng nhƣ quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. Do đó, khi nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã vận dụng phƣơng pháp này khi xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ khi hình thành phông lƣu trữ đến nay. 
• Phƣơng pháp so sánh: Đƣợc vận dụng để so sánh nhằm làm rõ những điểm khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, giữa phƣơng pháp chỉnh lý tài liệu giữa các phông lƣu trữ của các trƣờng khác nhau, để từ đó có thể đƣa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. 
• Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Phƣơng pháp này đƣợc vận dụng khi tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu của phông và chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT 2 với những nội dung khảo sát cụ thể về thành phần, nội dung, khối lƣợng tài liệu lƣu trữ; thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu…; để từ đó nêu rõ những ƣu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong chỉnh lý tài liệu của phông.