SKKN Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại trường thpt

PHẦN I.  ĐẶT VẤN ĐỀ

1. Lý do chọn đề tài

Đối với  cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay một trường học nào muốn duy trì hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng văn phòng. Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng … cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác …  để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. 

Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại.

Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị.

Trong những năm qua, Bộ giáo dục và đào tạo đã ban hành một số quyết định về công tác văn phòng trong trường học, công văn mới nhất là thông tư Số 32/2020/TT-BGDĐT, ban hành điều lệ trường trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học, điều 15 quy định mỗi trường trung học có một tổ văn phòng gồm nhân viên thực hiện công tác văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế trường học, bảo vệ và các công tác khác. Tổ văn phòng có tổ trưởng.

Trong môi trường giáo dục, công tác chuyên môn luôn luôn được đặt lên hàng đầu, tuy nhiên để hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của nhà trường không thể không có sự góp sức của tổ văn phòng. Tổ văn phòng trong các trường THPT là một tổ đặc thù với mỗi bộ phận đảm nhiệm một công việc khác nhau, phục vụ đa dạng cho các công tác giáo dục của giáo viên, học sinh, giúp Hiệu trưởng quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực hành chính trong trường học, nắm bắt và xử lý kịp thời mọi thông tin liên quan đến nhà trường. Tuy không trực tiếp giảng dạy học sinh nhưng công việc của tổ lại có nhiều tác động đến quá trình dạy và học của giáo viên và học sinh. Những công việc đó có liên quan đến điều hành chung hoạt động của nhà trường như đảm bảo cơ sở vật chất, tài chính, chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho giờ lên lớp của giáo viên cũng như các em học sinh. Ngoài việc thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, tổ văn phòng luôn phối hợp tốt với các tổ chuyên môn, phấn đấu thực hiện nhiệm vụ chính trị của nhà trường, thể hiện tinh thần đoàn kết, nhất trí trong mọi công việc được giao. Dù công việc thầm lặng nhưng tổ Văn phòng đã góp phần không nhỏ vào thành tích chung của nhà trường.

Trong những năm qua, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chi ủy, Ban giám hiệu nhà trường, trường THPT Nghi Lộc 5 đã đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong các phong trào dạy tốt, học tốt được Sở giáo dục và đào tạo Nghệ An ghi nhận, nó được thể hiện qua các cuộc thi  học sinh giỏi , học sinh tham gia nghiên cứu khoa học kỷ thuật, học sinh đạt tốt nghiệp chiếm tỉ lệ rất cao, các thành tích đó có một phần công sức của tổ văn phòng. Có được kết quả đó có một phần không nhỏ là sự nỗ lực, tâm huyết và phấn đấu không ngừng của các thành viên trong tổ văn phòng.

Ngày 26-12-2018, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Thông tư số 32/2018/TT-BGDĐT ban hành Chương trình Giáo dục phổ thông (còn gọi là Chương trình GDPT 2018). Chương trình giáo dục phổ thông (GDPT) 2018 đối với lớp 10 nói riêng và cấp trung học phổ thông (THPT) nói chung được xây dựng theo định hướng phát triển phẩm chất và năng lực, tạo môi trường học tập và rèn luyện giúp người học tích lũy được kiến thức phổ thông vững chắc. Với những yêu cầu mới này, trường THPT nói chung và trường THPT Nghi Lộc 5 nói riêng đã xác định rõ nhiệm vụ của mình là tích cực đổi mới toàn diện giáo dục, trong đó có đổi mới tư duy quản lý, đổi mới về phương pháp dạy học. Đứng trước tình hình đó, việc đổi mới các hoạt động của tổ văn phòng trong nhà trường đã trở thành một đòi hỏi cấp thiết và có tác dụng nâng cao hiệu quả công việc. Để tổ văn phòng thực sự là một bộ máy giúp việc cho Ban giám hiệu, hỗ trợ các ban trong nhà trường thì cần phải có các giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc. Chính vì vậy, là một thành viên trong tổ văn phòng, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5”, góp phần thúc đẩy các phong trào thi đua, triển khai các công việc một cách hiệu quả, cùng nhau hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị của nhà trường

2. Mục đích nghiên cứu                                                                        

Trên cơ sở nghiên cứu lí luận và thực trạng về tình hình thực tế nhà trường Nghi Lộc 5, cũng như công tác văn phòng tại nhà trường, chúng tôi đề xuất và thực hiện một số biện pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phòng. 

3. Đối tượng nghiên cứu

– Nghiên cứu thực trạng về vấn đề hiểu biết và nhiệm vụ của công tác văn phòng trong tại trường THPT Nghi Lộc 5.

– Các giải pháp đã và sẽ sử dụng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của công tác văn phòng.

4. Giả thuyết khoa học

Nếu nhận thức đúng vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác văn phòng, cũng như nhìn thấy được các hạn chế và điểm mạnh của hoạt động văn phòng trong các năm qua, từ đó tìm biện pháp khắc phục các hạn chế, duy trì mặt tích cực và bổ sung … thì hoạt động công tác văn phòng đạt hiệu quả tốt.

5. Phạm vi nghiên cứu

– Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng, công tác văn phòng tại các trường THPT. 

– Khảo sát và đánh giá thực trạng về hiểu biết, hoạt động văn phòng tại trường THPT Nghi lộc 5.

6. Phương pháp nghiên cứu

– Phương pháp nghiên cứu lý luận: Sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận nhằm phân tích, tổng hợp và hệ thống hóa lý luận có liên quan đến việc công tác của tổ văn phòng để làm cơ sở xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài.

– Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

       + Phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát: Thiết kế bảng hỏi dành cho cán bộ GV ở trường nhằm khảo sát thực trạng về các vấn đề liên quan đến công tác văn phòng. Chúng tôi cũng sử dụng phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát để khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp đề tài đề xuất.

       + Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm thống kê IBM SPSS 20.0 để xử lý, phân tích số liệu thu thập được từ phiếu khảo sát ý kiến để nhận định, đánh giá về hoạt động của tổ văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

7. Những luận điểm cần bảo vệ của đề tài

+ Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận về hoạt động của tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5.

+ Ý nghĩa thực tiễn

Phân tích, đánh giá được thực trạng về vị trí, vai trò, cách thức hoạt động ở truờng THPT Nghi lộc 5. Phân tích rõ nguyên nhân của ưu điểm và hạn chế trong các hoạt động của tổ văn phòng ở trường THPT Nghi Lộc 5. Đề xuất các biện pháp đổi mới phù hợp với thực tế và có tính khả thi đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục phổ thông  giúp nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.

 Các biện pháp đề xuất có thể áp dụng cho các trườngTHPT trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

8. Đóng góp mới của đề tài 

– Đề tài đã phân tích, hệ thống hóa cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn  hoạt động của nhà trường, đặc biệt là công tác văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5. 

–  Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại trường THPT Nghi Lộc 5.