SKKN Ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu visua foxpro để viết phần mềm in giấy khen tự động

PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Thứ nhất: Từ những thập niên cuối thế kỷ XX đến nay, nhân loại đã phát minh và chứng kiến sự tiến triển thần kỳ của công nghệ thông tin (CNTT). Những thành tựu của CNTT đã góp phần rất quan trọng cho quá trình hình thành và phát triển nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin mang tính chất toàn cầu.
CNTT cũng thúc đẩy mạnh mẽ cuộc đổi mới trong giáo dục, tạo ra công nghệ giáo dục (Educational Technology) với nhiều thành tựu rực rỡ. CNTT làm thay đổi nội dung, hình thức và phương pháp quản lý giáo dục và quản trị trường học. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý giáo dục và quản tri nhà trường bao hàm nhiều lĩnh vực như: quản lý nhân sự, quản lý lương, quản lý kết quả học tập của học sinh, phân công cuyên môn, sắp xếp thời khóa biểu, cơ sở dữ liệu ngành giáo dục vv…
Nhận rõ vai trò quan trọng của CNTT trong sự phát triển của đất nước, Chỉ thị số 55/2008/CT-BGD ĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về tăng cường giảng dạy, đào tạo, ứng dụng CNTT trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-2013 đã chỉ rõ: “Phát triển nguồn nhân lực CNTT và ứng dụng CNTT trong giáo dục là một nhiệm vụ quan trọng có ý nghĩa quyết định sự phát triển CNTT của đất nước”.
Thứ hai: Hoạt động thi đua khen thưởng trong một nhà trường là một hoạt động giáo dục mang tính thường xuyên và liên tục. Hoạt động thi đua khen thưởng đúng, đầy đủ, và kịp thời sẽ góp phần đánh giá đúng năng lực của cả người dạy và người học, kích thích , tôn vinh và cổ vũ tinh thần dạy và học của Thầy và trò đồng thời ghi nhận được thành tích và sự cống hiến của các em học sinh, các thầy cô giáo đối với nhà trường.
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong công tác thi đua khen trưởng góp phần thực hiện đổi mới quản lý giáo dục nói chung, đổi mới quản trị nhà trường nói riêng. Bản thân tác giả là một thư ký hội đồng, tham gia giúp việc cho Ban giám hiệu về công tác thi đua khen thưởng đối với Học sinh. Sau nhiều năm công tác, Tôi nhận thấy cần phải có một phầm mềm riêng dùng để in giấy khen cho học sinh, đáp ứng được các yêu cầu dễ sử dụng, chính xác và kịp thời. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài :”Ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visua Foxpro để viết phần mềm in giấy khen tự động” làm sáng kiến kinh nghiệm của năm học 2021-2022
2. Tính mới và đóng góp của đề tài
Góp thêm một phần mềm tiện ích trong việc số hóa công tác quản trị trường học.
Phần mền In giấy khen tự động đáp ứng được các yêu cầu của các Thầy , Cô phụ trách công tác thi đua khen thưởng của các nhà trường với các tiện ích và tính năng sau:
– Giao diện thân thiện, các bước thực hiện đơn giản, dễ sử dụng, những người có kiến thức vừa phải về tin học văn phòng đều có thê sử dụng
– Nhập dữ liệu nhanh từ hệ thống quản lý nhà trường vnEdu nhanh chóng chính xác không phải nhập đơn lẽ
– Phù hợp các mẫu phôi giấy khen hiện có trên thị trường (cỡ A4), và cung cấp thêm mẫu và phôi giấy chứng nhận Học sinh giỏi cấp trường (cỡ A5) – Phần mềm có chức năng đưa chữ ký của Hiệu trưởng vào để in, Hiệu trưởng không phải ký.
– Phần mềm có chức năng thống kê danh hiệu khen thưởng của từng lớp và toàn trường giúp cho bộ phận hành chính dễ dàng trong việc phát thưởng và bàn giao phần thưởng cho các Giáo viên chủ nhiệm.
– Là phần mềm mở, người sử dụng có kiến thức về Visua Foxpro đều có thể chỉnh sữa và thêm các biểu mẫu mới, tiện ích, các tác vụ mới theo nhu cầu sử dụng
– Hoàn toàn miễn phí.
3. Cấu trúc của Sáng kiến kinh nghiệm
Sáng kiến kinh nghiệm gồm có 3 phần chính
– Phần 1: Đặt vấn đề gồm có 3 nội dung:
+ Lý do chọn đề tài
+ Tính mới và đong góp của đề tài
+ Cấu trúc của đề tài
– Phần 2: Nội dung gồm có các nội dung sau:
+ Cơ sở lý luận và thực tiễn
+ Hướng dẫn cài đặt phần mềm
+ Giới thiệu cấu trúc của phần mềm
+ Hướng dẫn sử dụng phần mềm
– Phần 3: Kết luận
+ Ưu, khuyết điểm của phần mềm
+ Các kết quả đạt dược khi sử dụng phần mềm
+ Hướng phát triển của phần mềm
– Phần 4: Phụ lục: Các biểu mẫu sử dụng của phần mềm
PHẦN 2: NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận và thực tiễn của Sáng kiến kinh nghiệm
1.1. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu VISUA FOXPRO
Visual FoxPro là một công-cụ phát-triển và ngôn-ngữ lập-trình (Development tools and languages), nó sử dụng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (oop: object-oriented programming) của Microsoft. Được phát triển từ FoxPro (có nguồn gốc từ FoxBASE – bắt đầu phát triển từ 1984 bởi Fox Technologies, sử dụng phong cách lập trình theo thủ tục (programming in the procedural style)). Phiên bản cuối cùng của FoxPro (2.6) làm việc trên Mac OS, MS-DOS, Windows và Unix. Visual FoxPro 3.0 là phiên bản “Visual” đầu tiên, có thể chạy trong Mac và Windows, các phiên bản sau chỉ dùng trong Windows.
Visual FoxPro, ký hiệu vắn tắt là VFP, là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu
(Database Management System -DBMS) trực quan. Nó không chỉ là một hệ
DBMS mà còn là một ngôn ngữ lập trình có triển vọng. Nó có thể được dùng để viết cả các ứng dụng web.
Tháng 12 năm 2005, VFP đã lọt vào top 20 trong TIOBE’s Programming Community Index, và tháng 8 năm 2006 nó ở vị trí 14, được coi như một ngôn ngữ hạng “A”.
– Các ưu nhược điểm khi sử dụng Foxpro:
+ Ứng dụng biên-dịch bởi VFP có thể chạy trong Windows mà không cần cài đặt (install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hỗ trợ lúc chạy (run-time support library) tùy theo version của VFP và Windows.
+ Là một hệ biên-dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viên mềm dẻo trong xử lý mã: chương trình có thể hoạt động với các mã do nó tự sinh ra trong quá trình chạy
+ Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun và do đó có thể dễ dàng nâng cấp sửa đổi. + Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực-tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows version nào (Ví dụ: WIndows Xp/Vista với VFP9 có hỗ trợ chữ việt Unicode theo Tiêu chuẩn 6909 phần tổ-hợp (composed hay đúng ra là Windows-1258). VFP hỗ trợ gián-tiếp Unicode thông qua trình duyệt web khi viết các ứng dụng web.
Một trong những lợi thế của Visua Foxpro là khả năng liên kết với bảng tính Excel, mỗi trường dữ liệu trong một bản ghi của Foxpro tương ưng ứng với mỗi cột trong bảng tiính Excel, đây chính là lợi thế khi Import dữ liệu từ bảng tính Excel sang chương trình một cách nhanh chóng và chính xác mà không phải nhập dữ liệu đơn lẻ từng bản ghi một. Hiện nay Microsoft đã nâng cấp và phát hành nhiều phiên bản Visua Foxpro, phiên bản tác giả dùng để lập trình chương trình in giấy khen là Visua Foxpro 9.0.
1.2. Thực trạng việc in giấy khen ở các trường học hiện nay
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm thương mại dùng cho việc in giấy khen với các tính năng hiện đại từ ngôn ngữ lập trình, giao diện co đến cách thức sử dụng nhưng nhìn chung đều có các nhược điểm sau:
– Nhập dữ liệu đơn lẽ từng cá nhân mà không cho Import hàng loạt.
– Chỉ nhận dữ liệu từ bản Word
– Chỉ phù hợp phôi mẫu của công ty phát hành, không phù hợp các phôi mẫu thông dụng trên thị trường hiện nay
– Không đưa được chữ ký của hiệu trưởng vào chương trình
– Là các phần mềm thương mại nên đều phải trả phí bản quyền, có phần mềm trả một lần, có phần mềm trả từng năm một
Qua khảo sát việc in giấy khen cho học sinh của tất cả các cấp học từ mầm non đến THPT trên địa bàn huyện Quỳnh Lưu hiện nay chúng tôi nhận thấy mỗi trường có mổi cách làm khác nhau mà cụ thể là: – Khoán cho các cơ sở quảng cáo bán phôi giấy khen.
– Đối với các trường qui mô nhỏ và ít (mầm non, tiểu học) nhân viên văn phòng tự căn chỉnh trên Word rồi gõ và in từng học sinh một.
– Một số trường nhân viên văn phòng thành thạo về Word thì sử dụng chức năng trộn văn bản trong MS Word (Letters and Mailings)
Nhận xét chung về các cách thức trên là tốn khá nhiều thời gian cho việc in giấy khen vào cuối kỳ, cuối năm học, dễ mắc các sai sót nhất là các sai sót về chính tả và tốn thêm một phần kinh phí cho việc thi đua khen thưởng trong khi ngân sách của nhà trường chi cho việc khen thưởng vốn đã eo hẹp.
Từ những kiến thức căbản về lập trình trên Visua Foxpro, qua tìm hiểu thực trạng của các nhà trường về việc in giấy khen. Qua nghiên cứu các phầm mềm hiện nay đang ứng dụng trong trường học nhă phần mềm tuyển sinh lớp 10, phầm mềm quản lý nhà trường VnEdu… Được sử giúp đỡ của các giáo viên Tin học, chúng tôi đã ứng dụng hệ quản trị cơ ở dữ liệu Visua Foxpro để thiết kế phầm mềm in giấy khen tự động.

3. Hướng dẫn cài đặt phần mềm
3.1. Yêu cầu cấu hình hệ thống
Đây là một phần mềm nhỏ gọn dễ cài đặt và sử dụng không chiếm nhiều dung lượng của máy tính, bộ cài chỉ có 6MB, sau khi cài đặt và Import dữ liệu chỉ từ 25 đến 35MB tùy dữ liệu khen thưởng của từng trường. Phần mềm có thể chạy được trên các phiên bản hiện có của hệ điều hành Windows như Windows 7, Windows 10… cả bản 32 bít và 64 bit đều chạy tốt.
Máy tính cần cài bảng mã TCNV3, font chữ mà phần mềm đang sử dụng
.Vntime. File mẫu dữ liệu excel vẫn có thể sử dụng bảng mã Unicode, font chữ Times New Roman như hiện nay (Các phần mềm gõ tiếng Việt thông dung hiện nay như Unikey, Vietkey đều có tích hợp cả 2 loại font chữ này.
3.2. Cài đặt chương trình
Sau khi chép chương trình vào máy tính, tiến hành giải nén và cài đặt chương trình theo các bước sau
B1: Mở thư mục in_giay_khen, chạy file install.exe, giao diện cài đặt như sau:
Giao diện cài đặt chương trình
B2: Bấm vào nút “Nhan” để chạy chương trình. Các Thầy, Cô có thể bấm nút
“Chon…” để chọn ổ đĩa cài đặt và lưu chương trình
Giao diện cài đặt chương trình
– Sau khi cài đặt xong chương trình có biểu tượng như sau trên màn hình Desktop

3.3. Các chức năng chính của phần mềm
Sau khi cài đặt phần mềm sẽ được lưu trữ trên ổ đĩa (thường là ổ đĩa C) với thư mục In_GK. Người dùng chạy phần mềm bằng cách click vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình Desktop để khởi chạy. Phần mềm sẽ hiện lên form để người dùng chọn năm làm việc.

Sau khi chọn “Năm học” tương ứng, giao diện chính của chương trình sẽ như sau:

Giao diện chính của chương trình – Trên giao diện chính gồm có 2 menu chinh:
+ He thong: Dùng để cập nhật các thông số của trường học và Import dữ liệu của chương trình
+ In giay khen, In CN HSG: Dùng để tiến hành in giấy khen, in giấy chứng nhận
HSG cấp trường và thống kê khen thưởng theo lớp
4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm
4.1. Thiết lập thông số chương trình và Import dữ liệu
– Từ giao diện chính của chương trình vào mục “He thong”
– Menu “He thong” gồm các mục sau:
4.1.1. Ket thuc : Đóng chương trinh, kết thúc làm việc
4.1.2. Import_dulieu HSGTD HSTT: Dùng để import dữ liệu in giấy khen Học sinh giỏi toàn diện và Học sinh tiên tiên theo các bước sau:
B1: Chuẩn bị dữ liêu: Chương trình cho phép nhạn dữ liệu từ bảng tính Excel, các Thầy, Cô đăng nhập vào chương trình quản lý nhà trường VnEdu (hầu hết các trường học trên địa bàn nghệ An đều dùng phầm mềm quản lý này) Chọn mục Thống kê báo cáo, chọn Học sinh đạt danh hiệu xuất bản Excel lưu về máy

Bảng học sinh đạt danh hiệu xuất ra từ hệ thống VnEdu